هناك خطأ شائع يقع فيه الكثيرون وهو التعامل مع جميع المهام بنفس الدرجة من الأهمية، ومع تراكم هذه المهام تزداد الضغوط عليك لتحديد أيهم يستحق وقتك وجهدك، وغالبًا ما ينتهى بك الأمر عاجزًا عن إتمام أو إنجاز أى شىء.

ترتيب أولوياتك فى بداية كل يوم يساعدك على التركيز وتقليل التشتت وبالتالى زيادة القدرة على الإنجاز ومضاعفة الإنتاجية. وفيما يلى نعرض عليك بعض النصائح والخطوات البسيطة لتحديد الأولويات بشكل فعال:

1. اكتب قائمة بجميع المهام المطلوب تنفيذها خلال اليوم

تسجيل جميع المهام يعطى صورة واضحة أمامك لكل ما تحتاج إنجازه دون نسيان أى شىء. احرص على تسجيل كل ما يمكن أن يستهلك من وقتك سواء الأنشطة الشخصية أو المهام العملية.

2. خصص لكل مهمة مجموع من النقاط بناء على أهميتها

من المهم جدًا أن تدرك الفرق فى الأهمية بين جميع المهام. المهمة الأكثر إلحاحًا يجب أن تتصدر مجموع النقاط وهو الرقم “5” والأقل أهمية يكون لها النتيجة الأدنى فى الترتيب “1”. تجنب أن تعطى أى مهمة الرقم “3” لإنه يثير الحيرة فى مدى أهميتها والتصنيف المستحق لها.

3. رتب مهامك فى القائمة

الآن يصبح من السهل عليك ترتيب مهامك من الأكثر أهمية إلى الأقل بناء على مجموع النقاط المصاحب لكل منهم. ولا تنسى أن تتأكد من تحديد موعد نهائى لإنجاز كل مهمة.

4. كن مرنًا

لا يمكنك دائمًا توقع المستجدات أو التحكم فى الظروف المحيطة، لذا احرص على أن تكون مستعدًا لبعض التغييرات فى أولوياتك، وحدث قائمتك بإستمرار سواء بحذف ما قمت بإنجازه أو إضافة مهام جديدة.

قضاء بضع دقائق فى بداية يومك من أجل ترتيب أولوياتك قد يوفر ساعات من وقتك بسبب زيادة القدرة على إنجاز العمل بكفاءة وسرعة أكبر. وهذا ينعكس بدوره على تحسين جوانب فى حياتك المهنية والشخصية.