“إذا تطلب تنفيذ أى مهمة دقيقتين .. قم بإنجازها على الفور”

هذه هى القاعدة الذهبية للتعامل مع أى عمل أو مهمة صغيرة من أجل زيادة الإنتاجية وتجنب التسويف.

بعض المهام مثل إرسال بريد إليكترونى، الرد على رسالة، كتابة تقرير سريع وغيرها من الأمور البسيطة، يمكن أن تغفل عنها كلما ظهرت أمامك، ولكن تنتبه جليًا لها عندما تجتمع معًا فتصبح عبئًا ثقيلًا عليك. تمامًا مثل تسرب قطرات الماء وتجمعه حتى يتجاوز حافة الإناء فينسكب خارجه.

الشىء الملحوظ دائمًا أن إدراج مثل هذه الأمور فى قائمة مهامك يشعرك بالكسل ويصيبك بالإحباط. لذا حاول ألا تستغرق وقتًا فى تدوينها أو إدراجها فى جدولك الزمنى، وبدلًا من ذلك قم بتنفيذها بشكل عاجل.

يمكنك أيضَا أن تجمع المهام الصغيرة وتنفذها خلال فترة زمنية مخصصة لهذا الغرض (30 دقيقة مثلًا).

تطبيق قاعدة الدقيقتين يعتبر حل مثالى لتجنب التسويف، عندما تشعر بالرغبة فى تأجيل مهمة معينة، ابدأ فى تنفيذها لمدة دقيقتين فقط، غالبًا ستجد نفسك انتهيت منها.

على سبيل المثال، البدء فى كتابة مقال مكون من آلاف الحروف يكون أصعب كلما نظرت إلى الورقة الخالية البيضاء تمامًا، ولكن لا أحد يتسلق قمة جبل بأول قفزة. ابدأ بأسهل جزء فى المهمة مثل كتابة الكلمات المفتاحية التى تخطر بذهنك للموضوع،عندها سيبدأ فيض الأفكار فى التدفق. وتذكر أن كلما زاد وقت التسويف، كلما أصبح الإنجاز أصعب.

مميزات هذه القاعدة:

1. توفير الوقت حيث أن تنفيذ هذه المهام البسيطة بشكل عاجل يستغرق وقتًا أقل بكثير مما تحتاجه عند تأجيلها لوقت لاحق.

2. عدم الإرتباط بنظام عمل معقد، إجراءات طويلة أو ترتيب زمنى محكم، فقط اسأل نفسك “هل المهمة سريعة؟” وعندما تجد الجواب “نعم” افعلها على الفور.

3. البحث عن الحافز الذى يحركك لإنجاز مهام أخرى. الإلتزام بهذه القاعدة يشعرك بالإنجاز ويدفعك لتنفيذ المزيد من المهام الأكبر.

4. بناء عادة إيجابية فتجد أن إنجازك للمهام بكفاءة وسرعة أكبر من المعتاد ينعكس على نشاطك اليومى ويقلل من فترات الكسل أو قرارات التسويف المتكررة خلال يومك.

بعض العادات التى ربما تساعدك على الإستجابة لهذه القاعدة والإستفادة منها:

– إستخدام خاصية الرسائل الصوتية بدلًا من الرسائل النصية أو المكالمات الهاتفية.

– الإلتزام بكتابة أول جملة من تقرير عمل مكلف به.

– استخدم أدوات الذكاء الإصطناعى لتسهيل تنفيذ المهام فى وقت قصير.

– تذكر ان هذه القاعدة هدفها تخفيف ضغط المهام الكبيرة، فلا تقم بتشتيت تركيزك وتنفيذها أثناء إندماجك فى تنفيذ مهمة عاجلة أو صعبة.